Елена Мельникова бережно хранит историю жителей Новозыбковского городского округа

Документы, хранящиеся в архиве — свидетели многих исторических событий: и революции, и Великой Отечественной войны, и ударных комсомольских строек, и хронологии колхозов и предприятий.

В архиве Социального фонда России (клиентской службы в г. Новозыбкове) хранятся выплатные дела всех видов пенсий и социальных пособийжителей нашего округа. В каждом подшитом деле судьба человека, с момента рождения и до выхода на заслуженный отдых. От правильного формирования выплатных дел, зависит благосостояние каждого получателя.

Занимается приемом документов, формированием, обеспечением сохранности личных дел, их ведением, выдачей, постановкой задач поиска и их осуществлением ответственный, скрупулезный архивариус Елена Мельникова. Мы решили узнать, как девушке удается справляться с таким объемом работы и не утонуть в «океане» папок, страниц, переплетов и бесконечных стеллажей.

В сам архив попасть не удалось, так как доступ в него имеет лишь непосредственно архивариус и руководитель службы. Елена Петровна пояснила, для архива существует ряд жестких требований, которые необходимо строго соблюдать: поддержание определенной температуры и влажности воздуха, светового режима, все документы оформлены, прошиты и сформированы в личные дела, что исключает несанкционированный доступ к персональным данным посторонних лиц. Она дифференцирует каждое дело, создает систематичность для быстрого и легкого поиска нужной информации за короткий промежуток времени, а помогает ей в этом выработанная годами система: каждое дело прошито, пронумеровано и находится строго на своем месте. Елена Петровна признается, мнение о том, что архивариусы ничего не делают, глубоко ошибочное:
— Учет ведется постоянно, каждая новая справка должна быть подшита. Ежегодно комплектуется более 2 тыс. выплатных дел, всего же в архиве находится свыше 40 тыс. в целях правильного учета и хранения, каждые два года проводится инвентаризация, в ходе которой проверяется не только наличие, но и состояние каждого дела.
С первого взгляда может показаться, что в архиве достаточно уметь перекладывать бумажки, но это далеко не так. Кропотливые, внимательные, ответственные архивариусы шагают в ногу со временем, с 2015 года все выплатные дела прошли оцифровку, бумажные носители продублированы в электронном виде, что позволяет продлить жизнь оригиналам и найти необходимый документ гораздо быстрее. Личные дела получателей пособий продолжают храниться еще более 20 лет после закрытия выплатного дела. Особое внимание уделяется персональным делам заслуженных земляков, Ветеранов Великой Отечественной войны, жителей округа, имеющих высокие государственные награды. Их дела отбираются, сортируются и хранятся отдельно (не уничтожаются!).
— Работа ответственная, в то же время очень интересная. Нам доверены ключи от истории нашего округа, а доверители, как раз таки создатели этой истории, люди, чей трудовой подвиг в каждом документе, — говорит Елена Петровна.